就活メールはここに気をつける!評価が上がる5つのポイント

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西村 航
とある外資IT企業でリクルーターをしています。新卒採用担当から中途採用に変わりました。在宅ワーカーで、一日中家にいます。SNSからもお気軽にコンタクトください!

メール作法は意外と見られてる?

就活中はメールで社会人とやり取りすることが増えますよね。いわゆる”ビジネスメール”なのですが、学生によってそのレベルは本当にまちまち。そんなに堅苦しく考えることはないのですが、最低限注意して欲しい5つのポイントを紹介します。以下メールの例文を使って説明していきます。OB/OG訪問にある会社の営業部の人に会いました。その際、他の社員も紹介してもらえることになりました。そのお願いのためメールを送っています。

社員様ご紹介のお願い   mimitinn gmail.com   Gmail




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①件名は用件を明確にする

メールで伝えたいことを件名を見て分かるようにしましょう。上図のメール例文で言うと、社員の紹介をお願いするためにメールを送っているので「貴社社員ご紹介のお願い」となります。ここで「先日はありがとうございました。」と件名にいれてしまわないように。忙しい人だと「御礼メールか」と本文に目を通さないことがあります。しっかり用件を伝える件名にしましょう。

②宛名は必ず入れる

メールをする際は、必ず宛名を入れましょう。メールの作法は手紙に近いものがあります。誰宛にこのメールを出しているのかを明記しましょう。ポイントは

  •  会社名を書く 
  • 株式会社などの商号も含めます。㈱などと省略はしないように。また、前株か後株かも間違いないように。

  •  送付先の方の部署・役職を書く 
  • 名刺をもらっているなら記載されている通りに。分からなければ書かなくてもいいです。

  •  最後に名前を書く 
  • もし名前がわからない場合は「ご担当者様」と書きましょう。

    名前だけでもいいのは返信メール

    ではメールを送付する度に会社名、部署・役職、名前を記載しなければいけないか、というとそうでもありません。宛名を記載するのは、最初のメールを受け取った人が、自分宛のメールだと正確に認識できるようにとの配慮です。したがって、続く返信メールでは宛名は名前だけでも問題ありません。

    ③書き出しに簡単な挨拶と自己紹介を

    メールの書き出しで何を書いていいか悩んだことないですか。書き出しのポイントは

  •  簡単な挨拶を書く 
  • 「お世話になっております」や「先日はありがとうございました」など挨拶から始めます。全く面識のない方にメールを出す場合は「はじめまして。突然のメールにて失礼いたします」や「はじめてメールさせていただきます」とします。

  •  自分が何者かを書く 
  • 挨拶に続けて自分が何者なのかを名乗りましょう。名前だけではなく大学名や「先日OB/OG訪問させていただいた〜」などと本人を特定しやすい情報を添えると、受け取る人にとって親切なメールとなります。

    ④本文は結論→背景説明の形に

    書き出しの挨拶と自己紹介の後は、本文を書いていきます。この際気をつけて欲しいのは

  •  まず結論(主旨)を書く 
  • メールの件名と同内容になります。メール本文の冒頭にて、あなたがメール送る目的を簡潔に書きましょう。

  •  その次に背景を書く 
  • 結論(主旨)の後に詳細を書きます。今回の件ですと、他の社員の紹介をお願いしたいと考えた理由を書きます。ここで前回のOB/OG訪問が自分にとって貴重な時間だったことや理解が深まって志望度が高まったことなど個人的なことを書いてもいいかと。

    改めてとなりますが、 構成を【結論】→【背景説明】とすること。 これは心に留めておりてください。メールの受け取り手は忙しい社会人。だらだらと結論が見えないメールは、最悪目を通さないことがあります。

    ⑤署名には名前・大学・携帯・Email情報を

    メールの結びに名前だけを書いている人がいますが、詳細のコンタクト情報も署名にて書いて欲しいところ。例えば、メールの受取人があなたにすぐ連絡を取りたいと考えた場合、電話をしたいと思うはずです。このような場合を想定して、署名にあなたの名前・大学名・携帯・Email情報がまとまったものを記載しましょう。

    【補足】返信する際は前回のメール本文を残しておく!

    Gmailでもそうですが、返信メールの場合は前回までのメール本文がそのまま残りますよね。中には前回までの本文部分を削除して返信する学生もいますが、そのまま残しておいてかまいません。 前回までのやり取りを受取人が確認する際に役立ちます。 同様に、件名の”Re”の部分も消さなくていいです。

    メール作法1つ取ってみても、その人がどれだけ受取人を配慮できているのかが意外とわかります。この5つのポイントに気をつければビジネスメールについて分かっているな、気を使うことができるな、と思わせることができます。実践してみてください。




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