就活に役立つ分析ツール②Priority マトリックス

緊急度重要度分析
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西村 航
とある外資IT企業でリクルーターをしています。新卒採用担当から中途採用に変わりました。在宅ワーカーで、一日中家にいます。SNSからもお気軽にコンタクトください!

やることがたくさん。だから優先順位をつけていく。

就活生は時間に追われています。自己分析、業界研究、企業分析、企業説明会、就活イベント・・・など。加えて、学業だったりアルバイトもあったり。いっぺんにたくさんのことをやろうとすると結局何もできなくなったりしますよね。どうしたら上手くこの状況を解決できるのでしょうか。




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Priorityマトリックスでやるべきことを分析する

一度に多くのことをやると疲れやすくなったり、集中力が分散されてしまったり・・・いいことはありません。時間は有限なので、最適に配分する必要があります。つまり、やるべき事それ自体の重要度はそれぞれ違うのです。そのことを可視化できるツールが、Priorityマトリックスです。

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このように、縦軸に緊急度・横軸に重要度を置きます。緊急度高✕重要度高となっている右上の枠は、最優先で取り組むべきことです。重要度高✕緊急度低となっている右下の枠は、時間に余裕がある時にじっくりと取り組むべきこと。緊急度高✕重要度低となっている左上の枠は、やらなくていいわけではないが、それほど力を入れなくてもいいこと。緊急度低✕重要度低となっている左下の枠は、現時点でやらなくてもいいことです。

次に時間配分を決める

このように自分がやらなくてはいけないタスクに対して、優先順位をつけていきます。図例で言えば、自己分析とインターンシップはすぐに取り組むべきことです。したがって、時間配分もより多く割くべきです。その次に時間に余裕がある際取り組むべきことが業界研究です。面接対策と企業研究は現時点では取り組まなくていい、として時間を割くことはしなくてもいいこととなります。

そうすると、あれもこれもとごちゃごちゃしていた頭の中がすっきりするはずです。そして力を入れるべきこととそうでないことが明確化して、集中力も生産性も上がります。もちろん、優先順位というのはその時々の状況によって大きくその重みが変わってきますので、定期的に見直す必要はあります。

また、図例のように重要度は低いけど絶対にやらなくてはいけないタスクも実際はあるはずです。お金がないために、重要度は低いが緊急度が高くなっています。この場合は、自分が使える時間から予め差し引いておくことがポイントです。他にも大学での授業時間がこれにあたるかと思います。(これは全て就活に対する緊急度/重要度という観点です)

社会人になっても役立つ分析ツール

今回紹介したツールの有効性は、社会人になってからの方がより感じることが多いかもしれません。就活生もやるべきことがたくさんあり大変だと思いますが、ビジネスにおいてはさらに多くのタスクを短期間で処理していかなくてはなりません。その際も優先順位をつけて、時間配分を決めることは、必要なスキルになってきます。今回紹介した考え方に慣れておけば、できるビジネスマンの基礎をつけられるかもしれません。




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